La protection des renseignements personnels est un principe auquel le Centre de traitement pour enfants de Cochrane et Timiskaming accorde beaucoup d’importance. En effet, nous nous engageons à recueillir, à utiliser et à divulguer des renseignements personnels d’une façon responsable et seulement dans la mesure où cela est nécessaire à la prestation des services que nous offrons. Nous tâchons aussi de faire preuve d’ouverture et de transparence en ce qui a trait à la façon dont nous traitons les renseignements personnels. Le présent document décrit notre politique à cet égard.

  QU’ENTEND‑ON PAR RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

 On entend par renseignements personnels les renseignements au sujet d’une personne identifiable, y compris ceux qui ont trait à ses caractéristiques personnelles (sexe, âge, adresse du domicile ou numéro de téléphone, antécédents ethniques et situation familiale), sa santé (antécédents médicaux, troubles de santé ou services de santé reçus) ou ses activités ou points de vue (religion, politique, opinions exprimées par la personne ou à son sujet, opinion ou évaluation au sujet de cette personne). Les renseignements personnels se distinguent des renseignements d’ordre commercial (adresse d’affaires de la personne et numéro de téléphone au bureau), lesquels ne sont pas protégés par la loi. 

  QUI SOMMES‑NOUS?

 Le Centre de traitement pour enfants de Cochrane et Timiskaming  fournit des services aux enfants ayant des handicaps physiques ainsi qu’à ceux qui sont aux prises avec des difficultés sur le plan de la motricité fine et globale. Son personnel compte des physiothérapeutes, des ergothérapeutes, des orthophonistes et des travailleurs sociaux ainsi que des préposés aux services administratifs et cliniques. À l’occasion, nous retenons aussi les services de divers professionnels du secteur privé, notamment à un orthophoniste et à un ergothérapeute. Ces personnes nous garantissent qu’elles respectent les principes qui conviennent en matière de protection des renseignements personnels.

NOUS RECUEILLONS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS : FINS PREMIÈRES

Comme tous les centres de traitement pour enfants, nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels afin de servir nos clients et leur famille ainsi que de gérer les membres de notre personnel et nos bénévoles.

En ce qui concerne nos clients, les principales raisons pour lesquelles nous recueillons des renseignements personnels sont les suivantes : prestation de services de thérapie, prestation de services de loisirs et prestation de services d’acquisition d’aptitudes à la vie quotidienne. Parmi les renseignements que nous recueillons à ces fins, citons le nom, les coordonnées du domicile, le numéro de la carte Santé de l’Ontario (dans le cas de certains services de consultations externes), l’âge, la langue, les antécédents médicaux, les troubles de santé, les diagnostics, les résultats d’évaluation, les services de santé reçus, les renseignements sur l’état de santé accumulés au cours de la prestation des services, le pronostic ou d’autres opinions formées au cours de l’évaluation et du traitement, et les raisons de la mise en congé.

Pour ce qui est des membres de notre personnel, des bénévoles et des étudiants, c’est pour la raison suivante que nous recueillons des renseignements personnels : gérer les ressources humaines du Centre. Ces renseignements comprennent le nom, les coordonnées du domicile, le numéro d’assurance sociale, l’indemnité d’assurance, la langue, la scolarité et la formation, les antécédents relativement à l’organisation, la profession, les heures de travail, les résultats de la vérification judiciaire, les mesures disciplinaires prises à l’égard de la personne en question, les intentions, les lettres adressées au Centre par la personne et les évaluations au sujet de cette dernière.  

NOUS RECUEILLONS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS : FINS SECONDAIRES ET CONNEXES

Comme la plupart des organisations, le Centre de traitement pour enfants recueille, utilise et divulgue aussi des renseignements à des fins connexes ou secondaires aux fins premières.

• Rappeler les clients à un programme ou à un service de consultations externes.

• Gérer les listes d’attente.

• Revendiquer des fonds supplémentaires au nom du client.

• Communiquer avec les centres d’accès aux soins communautaires (CASC) de la région que nous desservons concernant la facturation et les services fournis aux enfants dans le cadre du programme des Services auxiliaires de santé offerts dans les écoles. 

•  Déterminer si un enfant est admissible à la participation à une étude de recherche donnée.

• Déterminer si un client est admissible à une thérapie particulière ou à un groupe de loisirs donné.

• Envoyer aux clients des bulletins d’information et des renseignements sur les nouveaux programmes et services de consultations externes offerts au Centre.

• Examiner les dossiers des clients pour nous assurer que nous fournissons des services de qualité supérieure.

• Évaluer le rendement des membres de notre personnel, des étudiants et des bénévoles. Des experts‑conseils, tels que des vérificateurs indépendants et des examinateurs d’ordres de professionnels, pourraient examiner les dossiers des clients et interviewer des membres du personnel. Les physiothérapeutes, les ergothérapeutes, les orthophonistes et les travailleurs sociaux sont régis par leurs ordres respectifs, lesquels pourraient inspecter nos dossiers et interviewer les membres de notre personnel dans le cadre de leurs activités de réglementation, et ce, dans l’intérêt du public. En outre, en tant que professionnels, nous signalerons toute inconduite, incompétence ou incapacité grave de la part d’autres praticiens, qu’ils appartiennent à d’autres organisations ou à la nôtre. Qui plus est, nous croyons qu’il nous incombe de signaler aux autorités tout renseignement laissant entendre des actes illégaux graves. Diverses agences gouvernementales telles que l’Agence des douanes et du revenu et la Commission des droits de la personne ont, en vertu de leur mandat, le pouvoir d’examiner nos dossiers et d’interviewer les membres de notre personnel. 

• Le coût des appareils pour la thérapie et des orthèses, entre autres, est parfois assumé par une tierce partie, par exemple dans le cadre du Programme des appareils et accessoires fonctionnels ou par une assurance privée. Ces payeurs, dans bien des cas, ont votre consentement ou le pouvoir légal d’exiger que nous recueillions certains renseignements et que nous les leur divulguions afin de prouver que le client a droit à recevoir les fonds demandés.   

• Le Centre conserve les renseignements sur ses clients pendant au moins dix ans après le dernier contact, ce qui lui permet de répondre aux questions que peuvent lui poser ses clients ou d’autres personnes au sujet des services reçus. Les ordres  professionnels requièrent aussi que nous conservions les dossiers des clients.

LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

 Au Centre de traitement pour enfants, nous comprenons l’importance de protéger les renseignements personnels. Voilà pourquoi nous avons pris les mesures suivantes : 

• Les renseignements sur papier sont gardés dans une zone d’accès restreint. 

• Le matériel électronique est, en tout temps, soit sous surveillance ou dans une zone d’accès restreint. Des mots de passe sont utilisés pour ce qui est des ordinateurs. Tous nos téléphones cellulaires sont numériques; les signaux de tels appareils sont plus difficiles à intercepter.

• Les renseignements sur papier sont transmis, par des entreprises dignes de confiance, dans des enveloppes ou dans des boîtes scellées et adressées.

• Les renseignements électroniques sont rendus anonymes.

• Nous avons indiqué aux membres du personnel de ne recueillir, de n’utiliser et de ne divulguer des renseignements personnels que dans la mesure où ils en ont besoin pour effectuer leurs tâches et conformément à notre politique concernant la protection des renseignements personnels.

• Les experts‑conseils de l’extérieur et les autres organismes qui ont accès aux renseignements personnels doivent signer une entente de non‑divulgation.

  LA DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

 Nous détruisons les dossiers papier contenant des renseignements personnels en les déchiquetant. Nous détruisons les renseignements électroniques en les supprimant.

VOUS AVEZ LE DROIT D’EXAMINER LES RENSEIGNEMENTS À VOTRE SUJET

 À part quelques exceptions, vous avez le droit de voir les renseignements personnels que nous avons à votre sujet. Dans la plupart des cas, tout ce qu’il vous faut faire, c’est de le demander. Nous pouvons vous aider à trouver les dossiers que nous avons vous concernant. Nous allons aussi vous aider à comprendre les renseignements. Si nous ne vous connaissons pas, il nous faudra confirmer votre identité avant de vous permettre un tel accès. Nous nous réservons le droit de demander des frais modiques à l’égard des demandes de la sorte.

S’il y a un problème, nous pourrions vous demander de présenter votre demande par écrit. Si nous ne pouvons pas vous donner accès aux dossiers, nous vous aviserons dans un délai de 30 jours, si possible, et vous indiquerons la raison pour laquelle nous ne pouvons pas vous en permettre l’accès.

Si vous pensez qu’il y a une erreur, vous pouvez nous demander d’apporter la correction nécessaire. Cette possibilité s’applique aux renseignements précis non pas aux opinions professionnelles que nous pourrions avoir. Nous pourrions vous demander de nous fournir des pièces justificatives montrant que nos dossiers sont erronés. Si nous convenons qu’il s’est glissé une erreur, nous corrigerons celle‑ci et en informerons les personnes à qui nous avons envoyé ces renseignements. Si nous ne sommes pas d’accord, nous accepterons tout de même de verser à votre dossier une brève déclaration de votre part à cet égard et nous transmettrons cette déclaration à quiconque a reçu les renseignements en question.

VOUS AVEZ UNE QUESTION?

Vous pouvez joindre notre agente d’information, Mary MacKay, aux coordonnées suivantes :   733, avenue Ross Est, Timmins (Ontario)  P4N 8S8
Tél. : (705) 264-4700                     1 800 575-3210                     Téléc. : (705) 268-3585

Elle tâchera de répondre aux questions ou aux préoccupations que vous pourriez avoir. Si vous voulez déposer une plainte officielle concernant nos pratiques de protection des renseignements privés, vous pouvez la présenter par écrit à notre agente d’information. Cette dernière accusera réception de votre plainte, elle s’assurera qu’on mène rapidement une enquête et qu’on vous informe, par écrit, de la décision prise et des raisons sous‑jacentes.

Si vous avez des préoccupations concernant le professionnalisme ou la compétence du personnel affecté à la prestation de nos services ou de la capacité mentale ou physique de n’importe lequel des membres de notre personnel professionnel, nous vous demandons d’en discuter avec nous. Cependant, si nous ne réussissons pas à atténuer vos préoccupations, vous avez le droit de déposer une plainte auprès des organismes de réglementation suivants :

Ordre des audiologistes et des orthophonistes de l’Ontario
160, rue Bloor Est, bureau 1125, Toronto (Ontario)  M4W 1B9
Tél. : 416 975-5347            1 800 993-9459      Téléc. : 416 975-8394
Internet: www.caslpo.com

Ordre des physiothérapeutes de l’Ontario
230, rue Richmond Ouest, 10^e étage, Toronto (Ontario)  M5V 1V6
Tél. : 416 591-3828                1 800 583-5885          
Internet: www.collegept.org

Ordre des ergothérapeutes de l’Ontario
20, rue Bay, bureau 900, Toronto (Ontario)  M5J 2N8
Tél. : 416 214-1177     Téléc. : 416 214-1173
Internet: www.coto.org

Ordre des travailleurs sociaux et des techniciens en travail social de l'Ontario
80, rue Bloor Ouest, bureau 700, Toronto (Ontario)  M5S 2V1
Tél. : 416 972-9882          1 877 828-9380    Téléc. : 416 972-1512
Internet: www.ocswssw.org

La présente politique cadre avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documentes électroniques. Cette loi, qui est compliquée, prévoit certaines exceptions aux principes de protection des renseignements personnels qui sont trop longues pour être inclues dans cette politique. Il n’y a que quelques rares exceptions aux engagements susmentionnés.

C’est la Commissaire à la protection de la vie privée qui surveille l’administration de cette loi. Elle agit aussi en qualité d’ombudsman et, à ce titre, elle s’occupe de régler les plaintes. 

Commissariat à la protection de la vie privée
112, rue Kent, Ottawa (Ontario)  K1A 1H3
Tél. : (613) 995-8210                     1 800 282-1376                 Téléc. : (613) 992-9190
Internet: www.privcom.gc.ca     /mmprivacypolicy